全面数字化浪潮下，企业如何建设智慧型费用报销系统？
随着经济社会数字化转型全面开启，大数据、人工智能等新技术迭代速度日益加快，企业正逐步探索适合自身发展的数字化模式。
而近年来，以费用报销系统为切入口的财务数字化路径正逐步升温，不论大中型企业，还是信息化程度不高的小企业，均能从中受益。
接下来，让我们跟随两位未来财务人研究院特约作者，合思资深售前黄晓斌、合思中西南大区总经理孙根一同探讨《企业为什么要建设费用报销系统？》。
背景
1.费控报销面临的问题和困难
2020年3月23日起，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求电子发票等电子会计凭证报销，财务必须同时留存原始的电子会计凭证文件，实际执行起来难度非常大；
随着全电发票试点进程的推进，各地区将会越来越多的收到全电发票；
目前，费用报销实务中收到的电子发票大部分企业都是通过会计人员辅助国税官网识别，发票核验工作量大，容易出现错票，重票的问题；
传统报销模式，人员操作复杂，财务后端核验难，预算、费用标准无法自动进行核验，发票无法自动进行比对是否重复、真伪，无法自动归集电子发票的原始文件，数据无法自动归集，一线操作难度大，财务后端处理难，抱怨多；
虽然有完整的报销制度，但超标、超预算的支出无法做到及时响应，无法做到事前、事中的管控，最终只是财务在统计核对预算等，所做的预算和费控无法真实落地；
财务在收到付款/报销后需要人工核验票据的合规性，零碎、繁琐、工作量大；
出纳在支付环节，支付工作量较大，无法直接进行系统内支付；
财务手工誊抄报销凭证，手工录入记账凭证工作量大。
2.信息技术发展已经有效解决上述困难
随着“互联网+”已深入方方面面，OCR、人工智能、大数据等技术方法成熟，智能手机全面普及等基础软硬件设施完备，经济社会已经可以选择更加智慧、更加高效、更加互联的方式，通过费控报销管理业务将财务管理和业务管理自动高效地连接在一起，构建智慧化的费控报销解决方案。
因此，充分借助新兴互联网技术、构建新型敏捷高效的智慧费控报销系统将会为落实全面费控制度，规范收支运行管理，强化预算约束，提高费控报销管理效率奠定有力的支撑力量。
费控报销系统建议目标方案
通过以下几个方面建立一套涵盖“预算管理、费用报销、连接消费、台账报表管理、凭证对接”等功能的智慧费控报销系统，完成预算-订购-报销-支付-凭证全面自动化处理的新型敏捷智慧费控报销系统，构建完整的事前、事中、事后的透明财务费控报销管理体系。
1.构建预算管理闭环
平台可以按照自上而下、自下而上、独立编制等方式编制预算，支持刚性、柔性、弹性管理方式。
2.一部手机搞定报销流程
提供费用的事前申请及管理，支持手机、Ipad等移动端审批；构建借还款的全流程管理；提供PC端报销填单、审批、冲销借款、费用标准控制等，解决出差垫款、报销难等问题。
借助手机摄像头和最新的OCR智能识别技术实现最大化的自动填报，免去人工填报的繁琐。
借助留存的电子数据实现自动比对票据（尤其是电子票据）真伪、是否被重复使用和报销，解决财务人工核验票据的繁琐。
3.聚合多平台消费预定场景
针对因公务发生出差的火车票、酒店、机票等消费场景实现与差旅申请的全面打通、并且实现预定时刻既为预定人判别是否超标、避免在事后报销环节因超标而无法处理。同时借助与差旅申请的打通实现完整的内控闭环，可以大大缩减后续的报销流程，减少差旅报销工作。
消费平台具备携程、美团、去哪儿、华住等多供应商比价能力，最大程度降低采购单价。
4.台账、报表确保费用支持更合理
支持发票台账、借款台账等管理；各种费控相关的报表：预算执行表、费用汇总表等，都可以按各类科目、部门、项目等不同维度，进行相应的报表管理。
客户、售后工单等和外出申请、费用报销数据互联互通，核算单个客户/项目的成本，业务数据能够辅助领导更好的在系统内进行批单。
5.打通网银支付
合思费控和多个银行的支付结算体系标准化集成，费控系统单据直接驱动银行进行支付，极大减轻财务工作量的同时降低出错率。
6.单据自动生成凭证
实现电子报销流程的同时，其产生的电子单据自动生成预制凭证可即时同步到各类ERP财务系统，一键生成正式财务凭证，大大减轻财务工作量。
7.电子票据原始文件的存储
实现满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对于电子会计凭证电子存档的要求，让财务工作更加合规；同时提供财务随时可查阅获取电子会计凭证文件，以及快速获取相应报销单据及审批流程的能力。
建费控报销系统的价值和意义
1.管理于无形中，服务于温馨中
把提供优质服务作为内控落地的强力助推器，充分利用“互联网+”管理模式，通过“键盘服务”或“指尖服务”实现经济活动的管控。
以日常差旅费报销为例，管控点为3个环节:
1.公务出差审批
2.经费预算控制
3.经费报销审批
相关人员只需手机登录平台，点击“差旅报销”，从提出公务出差申请开始一键关联到商旅平台，自动对应职位级别匹配标准购买车票（飞机票）、订酒店和享受差旅补贴，以及线上领导签批，完成差旅经费报销全过程，实现“管理于无形中，服务于温馨中”。
2.降费增效，透明管理
围绕费用预算、标准、支出等确定合理有效的控制策略，同时梳理费用支出的控制流程，建立更多基于业务和活动的事前控制流程，强化业务领导和财务领导对于业务和活动事项的审批控制。
在功能上深度集成，实现与财务管控的高度融合，从预算-订购-报销-支付-凭证全面自动化处理，极大地提高了财务办公效率，并实现全程费控、智能分析。利用预算及实时管控推进控费工作。
【增效】
智能填报，节省75%的报销时间，提升工作效率，减少重复低频工作。
移动审批，实时可审批单据，提升审批效率，降低人工催办沟通成本。
【降费】
根据实践，将降低费用成本，实时了解每笔花费，有效杜绝计划外的支出，大大节省日常与差旅费用支出成本。
【管理】
100%提高报销规范，大幅度降低人工沟通成本，提供一套完善的报销管理与费控体系，加强政策执行力。
【透明】
透明的费用标准自动执行控制落地、透明的数据报表为决策人提供前瞻性的数据，通过重要的指标来制定决策和推动改进。
作者 | 孙根 黄晓斌
编辑 | 佳佳
设计 | 厚厚
本文来自微信公众号“未来财务人研究院”（ID:weilaicaiwuren），作者：黄晓斌&孙根，36氪经授权发布。
