无办公室企业怎么实现高效协作？

当员工分散各地，企业可通过组织信息开源共享、工作轨迹细致化、先行后闻等措施，克服常见的沟通不畅、工作流程延迟和信息共享受限等问题，实现有效的异步合作。

越来越多的企业正逐渐摆脱地理的限制。它们不仅在互联网行业普遍存在，而且在金融、运输、专业服务、医疗保健等传统行业中，也呈现快速增长的趋势。作为远程办公的一种极端形式，这些企业没有实体办公室，员工可以根据个人喜好灵活办公，满足多元化的需求。然而，缺乏实体办公室也会增加员工间的距离感。为了提高工作效率，这类企业通常需要建立更多的规范和措施来促进沟通和信息共享。

管理学者们对远程办公的研究由来已久。远程办公又称分布式工作，其特点是员工分散在不同地点，依赖技术媒介进行沟通。研究普遍认为，远程分布式的合作不如同在一个屋檐下的合作有效率。从长远来看，采用远程办公模式的企业要想基业长青，往往需要调整自己的组织和工作设计，要么降低各项工作和员工之间的相互依赖性，要么提高员工的聚集程度，为沟通合作创造条件。

现实情况是，许多没有实体办公室的企业不仅需要员工协同办公，而且高度依赖团队合作，根据传统观点，这样的企业注定很难成功。然而，在现实中，成功的例子比比皆是。为了更好地理解这些企业如何推动员工间的有效合作，本文的作者进行了一项多案例研究。

作者有意地选择了软件即服务（SaaS）行业中6家年龄相仿的企业作为调研对象。这些企业成立的时间超过7年，多年来都没有实体办公室，员工分布在不同地点，并拥有稳定的产品和组织发展历史，盈利情况良好。企业的客户群均匀分布在美国各地，规模从45人到近900人不等。2018年6月至2019年8月（新冠疫情暴发之前），作者对这6家企业的87名员工进行了半开放式的采访，时长在28-112分钟不等。受访者包括企业创始人、经理和普通职员。这些人职能不同（如业务、产品和客户支持），在不同的地点工作，年龄、性别、教育背景等方面也比较多元化。作者采用了多案例式的数据分析方法，通过不断循环修正和完善理论模型，结合案例资料、理论构念和现有理论，以探索不同案例呈现的新模式。

两种合作导向：实时和异步

研究发现，无办公室企业的合作导向主要分为实时合作和异步合作两种。

实时合作导向的无办公室企业与传统实体办公企业类似，注重人与人之间的实时互动。他们利用视频会议、即时文本通话等通信技术来模拟传统办公环境中的团队合作，并根据需求共享信息。尽管员工不在同一办公室，但工作节奏保持一致。

异步合作导向的无办公室企业则不要求员工同时进行工作，而是要求他们适应异步工作并相应调整默认的沟通方式。这些企业通过组织层面的主动介入来协调员工合作，主要使用文字资料进行沟通，减少实时会议，赋予员工工作上的自主性和灵活性。这类企业也被称为“对话式企业”。

这种合作模式对于跨越多个时区、难以统一员工工作时间的企业尤其有效。选择异步合作意味着企业在招聘时不受时区限制 ；对员工而言，每个人都能自主安排工作和生活，从而提高企业的包容性和公平性。正如一位首席执行官在采访中所分享的：“如果你能够找到一种有效的异步交流方式，它可以让更多人参与，并在日程安排方面给予人们更多的灵活性和自主权。”

实现异步合作的三种措施

为了克服远程合作中的沟通障碍、工作流程延迟、信息共享受限等问题，以异步合作为导向的无办公室企业采用了三种全新的解决措施。

第一，这些企业采用“组织信息开源共享”的做法，开放了所有员工对企业信息的访问权限，建立了独立于个人的信息库，要求员工共同参与创建、更新和维护。企业也会制定相应的规章制度和行为准则来鼓励员工参与完善信息库。这种做法虽然要求员工拥有更强的信息管理能力，有时会面临信息过多的挑战，但它使员工不再依赖与他人的沟通来获取信息，有机会融合不同信息，并创造出意想不到的合作机会。

第二，这些企业采用“细致工作轨迹”的做法来应对虚拟团队工作中的深度信息获取挑战。企业利用多种数字技术渠道，以文字资料为媒介记录每项工作产出的背景、过程以及工作过程中的注释和讨论，实现“透明沟通”。企业注重保存完整而细致的工作历史，并将每个决策过程默认向所有员工开放。

第三，这些企业采用了“先行后闻”的做法，在赋予员工权力的同时坚持管理者对结果负责。鼓励员工根据自己的判断主动采取行动，在工作中自主探索团队核心工作以外的兴趣点，并主动了解和熟悉企业中正在发生的事情。尽管偶尔会出现员工未能分清工作主次的情况，但这种做法可以有效降低因时区不同而造成的工作延误风险。

研究证实，尽管实时互动对于增强员工对工作的理解至关重要，但无办公室企业也可以有意识地为员工之间的非正式沟通和互动创造机会，以支持异步合作的落实。它们将建立员工间的联系作为明确的组织目标，并努力践行这一目标。

管理启示录

战略定位和组织变革能力：无办公室企业成功的基础

员工的互动行为模式对于无办公室企业实现实时或异步合作至关重要。因此，在选择合作方式时，企业不仅需要考虑不同方式的特点，还要考虑这种合作方式与工作设计和组织战略等其他要素的匹配性。

合作导向的选择具有一定的路径依赖性，一旦确定，就会在企业的运行过程中不断自我强化。因此，企业在选择合作导向前，应该仔细权衡利弊，特别是异步合作需要投入大量时间、金钱、人力来构建文本信息库，并引导全体员工严格执行全新的异步管理措施。由于异步合作追求决策和信息的透明公开，还会涉及员工在工作中的隐私问题，如果不妥善应对可能存在的挑战，会给企业效率带来负面影响。

近年来，越来越多的企业选择了远程工作模式，尤其为了应对新冠疫情带来的冲击，很多企业开始采取措施降低对实体办公室的依赖程度，有的采用混合办公模式，有的则完全转型为无办公室企业。这些企业在学习上述异步合作的措施时应保持审慎的态度，因为他们要迎接的不仅仅是远程工作的挑战，还有来自组织变革的挑战。

本文改写自全文，Location-Independent Organizations: Designing Collaboration Across Space and Time [J]. Administrative Science Quarterly, 2023, 68(1):1-43.

本文来自微信公众号“复旦商业知识”（ID：BKfudan），作者：《管理视野》，36氪经授权发布。